Dans beaucoup d’entreprises, certains processus fonctionnent encore « comme on a toujours fait » : sur papier, par téléphone, avec des validations physiques. Pas parce que c’est efficace, mais parce que personne n’a encore pris le temps de se demander s’il existait une meilleure façon de faire.
Et pourtant, ces processus manuels ont un coût : du temps perdu, des erreurs, une traçabilité fragile, des équipes freinées dans leur mission principale. Chez Extellient, expert des solutions digitales sur-mesure, nous accompagnons depuis plus de 20 ans des entreprises dans la digitalisation de ces processus. Voici comment aborder le sujet, illustré par un cas concret.
Identifier le bon processus à digitaliser
Toutes les entreprises ont des processus qui mériteraient d’être digitalisés. Mais par où commencer ? Notre expérience montre que les meilleurs candidats partagent généralement plusieurs caractéristiques.
Ce sont des processus répétitifs, exécutés fréquemment, qui mobilisent du temps humain à faible valeur ajoutée. Ce sont souvent des processus connexes: pas le cœur de métier, mais des tâches périphériques qui, lorsqu’elles dysfonctionnent, freinent toute la chaîne. Enfin, ce sont des processus où la traçabilité et le partage d’information entre plusieurs acteurs sont essentiels.
Si vous reconnaissez l’un de vos processus dans cette description, il y a de fortes chances qu’une application sur mesure puisse créer de la valeur.
Un exemple concret : Trimet, du processus papier à l’application mobile
Trimet, producteur d’aluminium sur son site historique de Saint-Jean-de-Maurienne, gère une usine qui tourne en continu, 365 jours par an. Comme tout site industriel de cette envergure, le flux d’intervenants extérieurs est quotidien : prestataires, sous-traitants, techniciens.
Le problème ? Chaque entrée sur site devait être validée physiquement par le chef de poste, qui devait se déplacer jusqu’à l’entrée, parfois vingt fois par matinée. La remise des clés pour accéder aux zones sécurisées était également entièrement manuelle. Résultat : un chef de poste empêché de se concentrer sur sa mission principale, une traçabilité quasi inexistante et un processus source de frictions quotidiennes.
La solution : une application pensée pour le terrain
Nous avons conçu avec Trimet une application web et mobile sur mesure qui digitalise l’intégralité du processus d’autorisation d’accès en trois étapes simples.
L’enregistrement. L’intervenant arrive et s’inscrit via une tablette à l’accueil. Interface simple, adaptée à des utilisateurs qui ne sont pas forcément familiers du numérique.
La validation à distance. Le chef de poste reçoit une notification sur son mobile et valide en un geste, où qu’il soit sur le site. Un SMS confirme automatiquement la prise en compte à l’intervenant.
L’accès sécurisé. Si un accès à une zone sécurisée est nécessaire, l’intervenant reçoit un code par SMS pour récupérer la clé via une boîte communicante équipée de RFID. La restitution est automatique.
Les résultats concrets
Le chef de poste pilote désormais les accès à distance et se concentre sur la production. Les vingt déplacements quotidiens ont disparu. L’ensemble du processus est numérisé, horodaté et traçable. Trimet dispose d’un historique complet des accès et peut localiser les intervenants en temps réel sur le site, renforçant significativement la sécurité. Côté intervenants, l’expérience est fluide : enregistrement rapide, confirmation instantanée, récupération de clé autonome.
Ce n’était d’ailleurs pas le seul processus manuel chez Trimet. Nous les avons aussi accompagnés sur la digitalisation du suivi de production de leur fonderie, où les conducteurs de four suivaient l’élaboration des alliages… sur un fichier Excel. Là encore, une application web sur mesure a transformé le quotidien des équipes.
➡ Découvrir l’étude de cas : Trimet — suivi de production des alliages
Les enseignements pour votre entreprise
Ne sous-estimez pas les processus connexes. Ce sont souvent des gisements de productivité insoupçonnés. Un processus que « tout le monde » considère comme anodin peut, une fois digitalisé, libérer un temps considérable.
Partez du terrain. Les meilleures solutions naissent d’une observation fine des usages réels. Ici, c’est en comprenant le quotidien du chef de poste que nous avons identifié le bon levier : la validation à distance par notification mobile.
Pensez écosystème, pas outil isolé. Tablette à l’accueil, app mobile, SMS automatisés, boîte à clé RFID : c’est la cohérence de l’ensemble qui fait la force de la solution.
Le sur-mesure s’impose quand le contexte est spécifique. Aucun logiciel standard n’aurait pu répondre à cette combinaison de contraintes : environnement industriel continu, zones sécurisées, multiplicité des acteurs. C’est le propre du sur-mesure : s’adapter au contexte.
Commencez par un irritant, pas par un grand programme
La transformation digitale ne commence pas forcément par le cœur de métier. Parfois, le meilleur point de départ est ce processus que tout le monde subit sans le remettre en question. Cette validation manuelle qui interrompt le chef d’équipe. Ce fichier Excel partagé qui génère des erreurs. Ce suivi papier que personne ne relit.
Chez Extellient, c’est ce que nous faisons depuis plus de 20 ans : nous plongeons dans vos problématiques métiers pour concevoir des solutions digitales sur mesure, utiles et juste utiles, qui créent une valeur réelle et immédiate.
Vous identifiez des frictions dans vos processus ? Parlons-en.
