[Episode 4] Avez-vous pensé à la dématérialisation de vos supports papier ?

Etude et cas client

Application SoLink

Etat des lieux

Les papiers débordent de vos armoires ? Les dossiers passent de main en main ? Les documents s’entassent ? Il devient difficile de s’y retrouver ? La dématérialisation des supports papier est plus que jamais nécessaire pour permettre la poursuite des activités face à la crise sanitaire que nous traversons. La maîtrise de certains types de documents est critique pour la bonne marche de l’organisation.

A l’heure du numérique, certains secteurs d’activités, avec des lourdeurs administratives, sont encore en retard dans l’amorce de cette dématérialisation. En effet, pour les entreprises avec des processus opérationnels complexes, modifier les usages peut sembler à première vue une tâche lourde.

Optimiser les opérations fastidieuses et routinières

Certaines opérations ont des processus lourds et complexes, qui nécessitent un grand volume d’impression de supports papiers et ou l’utilisation de nombreux fichiers Excel. Souvent, les dossiers, une fois constitués, doivent être validés, modifiés et signés, par différentes entités et responsables. Ce qui implique des délais longs pour traiter les projets.

De plus, conserver certains documents sensibles (comprenant des données confidentielles) au format papier représente une faille de sécurité importante pour les entreprises. C’est pourquoi, il est important de dématérialiser les supports papier et ainsi de rendre disponible l’information.

Quels bénéfices ?

La dématérialisation de vos documents, accroît la sécurité des données et permet une meilleure traçabilité des opérations. De plus, les données étant accessibles, il devient alors possible de diffuser et partager immédiatement l’information d’où que l’on soit. L’information est centralisée plutôt que fragmentée (papier versus numérique, logiciels métiers..).

Cas clientSomudimec

Constat 

Les dossiers de financement, sous forme de dossiers papier devaient transiter de main en main jusque la validation de la demande de financement. Tout cumulé, les délais étaient long entre l’établissement du dossier, l’attente de la signature des différentes entités et la validation de ceux-ci.

Principe de la solution

Fort de ce constat, Extellient a conçu une application web, dédiée à la gestion des dossiers de financement. Plus concrètement, elle centralise tous les éléments nécessaires, de l’initialisation des dossiers de financement au suivi des différents états d’avancement. La solution embarque également la signature électronique pour permettre de valider et signer à distance rapidement.

Les bénéfices de l’application mobile

Premièrement, la solution permet, d’améliorer l’élaboration et le suivi des dossiers, avec la mise en lumière des données clés de pilotage. Au niveau sécurité : la confidentialité est assurée et les risques maîtrisés. La dématérialisation a permis de s’assurer de la fiabilité des informations avec des prérequis forts sur certaines données collectées. Les employés ont gagné en efficacité, et en rapidité d’exécution dans le traitement des dossiers, mais aussi, en assurer un meilleur pilotage. En terme d’organisation interne, cette plateforme clarifie les responsabilités de chacun et favorise le partage de connaissances entre collaborateurs. Pour conclure, le fait d’avoir anticipé la dématérialisation, leur a permis d’être pleinement opérationnels pour travailler à distance durant la période de crise sanitaire !

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